Faktury i warunki sprzedaży

Faktury EasyWebshop koncentruje się na oprogramowaniu sklepu internetowego, ale oferuje również rozbudowaną aplikację do fakturowania dla swoich biznesowych klientów.

Zanim zaoferowaliśmy tę funkcję, zauważyliśmy, że nasi klienci musieli ręcznie tworzyć faktury w aplikacji biurowej lub korzystać z zewnętrznego oprogramowania do fakturowania. Było to czasochłonne, uciążliwe i czasami kosztowne.

Dlatego stworzyliśmy własną aplikację do fakturowania ogólnego przeznaczenia. Generuje ona faktury i wysyła je automatycznie w oparciu o dane przychodzących zamówień. Po skonfigurowaniu wszystkich parametrów zgodnie z życzeniem, może to zaoszczędzić wiele czasu.

Fakturowanie

Funkcje fakturowania

Dane faktury są wypełniane automatycznie, a każde pole można edytować
Personalizacja szablonu faktury, taka jak dodawanie zdjęć produktów i niestandardowych tekstów
Możliwość dostosowania kalkulacji faktury
Pobieranie plików PDF
Integracja standardu UBL (Universal Business Language) do eksportu do aplikacji księgowych
Możliwość tworzenia faktur proforma, not kredytowych, listów przewozowych i paragonów
Automatyczna numeracja faktur z funkcją resetowania
Opcja wysyłania faktur mailem do księgowego i aplikacji księgowych
Automatyczne pobieranie i wysyłanie faktur mailem
Wielojęzyczność (20 języków) i obsługa UTF-8
Rozmiar papieru A4 i US Letter
Łatwy i przyjazny dla użytkownika interfejs

Ustawienia faktur można znaleźć w Ustawienia > Więcej opcji > Faktury i podatek.

Jeśli Faktury i podatek nie są wyświetlane w menu, proszę zmienić poziom doświadczenia użytkownika na Zaawansowany, w Ustawienia > Więcej opcji > Poziom doświadczenia użytkownika.

Ustawienia faktur

Przykładowa faktura

Ten przycisk generuje przykładową fakturę w nowym oknie przeglądarki. Mogą Państwo zmienić poniższe ustawienia i kliknąć ten przycisk ponownie, aby zobaczyć wynik. Mogą Państwo również złożyć zamówienie testowe we własnym sklepie i pobrać prawdziwą fakturę w Zarządzanie > Zamówienia. Zaleca się złożenie kilku zamówień testowych; pozwoli to Państwu dopracować faktury.

Rozmiar papieru

Możliwe jest generowanie faktur w formacie A4 i U.S. Letter.

Język

Ustawia język faktury. Domyślnie jest to domyślny język sklepu internetowego, ale można go również ustawić na język klienta lub inny język.

Prefiks numeru faktury

Jest to stały prefiks, który będzie wyświetlany przed numerem faktury. Zaleca się używanie wyłącznie liter, a nie znaków numerycznych. Używanie cyfr może spowodować pomyłkę z numerami faktur.

Numer faktury

Proszę kliknąć na numer faktury, aby uzyskać przegląd numerów faktur i powiązanych z nimi zamówień. Na dole tej strony znajdą Państwo przycisk Reset, aby odłączyć faktury od zamówień i rozpocząć od nowych numerów faktur. Zresetowania numerów faktur nie można cofnąć po kliknięciu przycisku potwierdzenia. Będą Państwo musieli utworzyć nowe faktury.

Data wymagalności

Ta opcja pozwala ustawić liczbę dni przed terminem płatności faktury.

Kolor

Faktury, faktury proforma, noty kredytowe, dowody dostawy i pokwitowania mogą mieć oddzielny szablon kolorów, aby odróżnić je od siebie.

Typ czcionki

Dostępne są 3 domyślne czcionki: Sans serif, monospace (każdy znak zajmuje tyle samo miejsca) i serif. Aplikacja jest ograniczona do tych czcionek, ponieważ są one zainstalowane na każdym typie komputera i dlatego nie muszą być dodawane do danych PDF. Dzięki temu rozmiar pliku faktur pozostaje niewielki. Ponadto czcionki te są wygodne w czytaniu, dzięki czemu faktury pozostają czytelne i pozbawione mylących znaków.

Logo

Jest to logo (plik graficzny), które pojawi się w lewym górnym rogu Państwa faktur.

Formaty plików: jpg, .jpeg, .gif, .png
Maksymalny rozmiar pliku: 5MB

Proszę użyć funkcji Resize i Crop, aby eksperymentować z różnymi logo i rozmiarami, aż do uzyskania pożądanego rezultatu. Można również użyć oprogramowania do edycji obrazu, aby jeszcze bardziej dopracować logo. Polecamy GIMP i Paint.NET. Czasami należy dodać białą przestrzeń po bokach lub na górze i na dole, jeśli logo jest zbyt długie, aby zmieścić się na fakturze.

Szczegóły faktury

Dane Państwa firmy zostaną wyświetlone w górnej części faktury. Proszę kliknąć łącze Update, aby zmienić dane firmy.

Nagłówek

Nagłówek to opcjonalny tekst, który można dodać do faktury. Tekst ten jest wyświetlany pod danymi adresowymi i nad produktami.

Nagłówek

Stopka to opcjonalny tekst, który można dodać do faktury. Tekst ten jest wyświetlany poniżej produktów i powyżej kalkulacji faktury.

Stopka 2

Druga stopka to opcjonalny tekst, który można dodać do faktury. Tekst ten jest wyświetlany poniżej obliczenia faktury i łącznej kwoty.

Wyświetlanie obrazów podglądu

Dla każdego produktu można wyświetlić miniaturę (mały obraz) pod kodem produktu. Działa to tylko wtedy, gdy produkt można znaleźć w zarządzaniu produktami. Nie działa w przypadku produktów usuniętych.

Dodaj stronę z regulaminem

Mogą Państwo dodać stronę z regulaminem. Tekst można ustawić w wielu językach w Ustawienia > Więcej opcji > Warunki. W poniższej sekcji ustawianie warunków jest wyjaśnione bardziej szczegółowo.

Faktura e-mail

Tutaj można ustawić miejsca docelowe, do których ma zostać wysłana faktura. Domyślnie faktura zostanie wysłana do klienta, a kopia do Państwa. Faktury nie są zapisywane na zapleczu, można je zapisać w skrzynce pocztowej. Możliwe jest dodanie dodatkowych adresów e-mail. Może to być osoba zarządzająca administracją, księgowy lub aplikacja księgowa. Mogą Państwo dodać fakturę PDF jako załącznik do wiadomości e-mail.
Dla księgowych i aplikacji księgowych można użyć UBL-standard do automatycznego przetwarzania faktur.

Po wyświetleniu faktury można ją wysłać, klikając ikonę Email invoice na dole przykładu faktury.

Automatyczne działania

Aby zaoszczędzić czas, faktura może zostać pobrana (w formacie PDF lub UBL), przypisany jej numer faktury i automatycznie wysłana e-mailem po jej otwarciu. W tej sekcji można wybrać działania, które mają być wykonywane automatycznie.

VAT

W tym miejscu można ustawić, czy ceny w sklepie mają zawierać podatek VAT, czy nie. Proszę ustawić to tylko raz. Zmiana tego ustawienia jest bardzo myląca dla Państwa klientów. Ponadto faktury z poprzednich zamówień będą błędnie obliczane, ponieważ zamówienia te zostały złożone przy użyciu innej metody obliczania podatku.

Stawka VAT

W tym miejscu można ustawić maksymalnie trzy stawki podatku. Na przykład dla Belgii: 21%, 12% i 6%, dla Holandii 21%.

Proszę nie naliczać podatku VAT poza Europą (EOG)

Proszę zaznaczyć tę opcję, jeśli nie chcą Państwo, aby podatek VAT był naliczany w przypadku zamówień z fakturą klienta spoza Europy.

Nie naliczaj podatku VAT dla zagranicznych firm z UE (EOG)

Pozwala to zapewnić, że podatek VAT wynosi 0% dla zamówień B2B z innego kraju europejskiego. Na przykład, jeśli szwedzka firma sprzedaje produkt duńskiej firmie lub odwrotnie. Aby to zadziałało, Państwa klienci muszą posiadać ważny numer VAT.

Procedura płatności B2B / B2C

B2B + B2C: podczas, klienci mogą wybrać pomiędzy Prywatnym lub Biznesowym Jest to ustawienie domyślne.
B2C: Państwa klienci nie mogą wprowadzić nazwy firmy ani numeru VAT. Upraszcza to procedurę płatności. Ceny produktów bez podatku VAT nie są wyświetlane w Państwa sklepie.
B2B: Państwa klienci mogą wprowadzić nazwę firmy i numer VAT podczas płatności.
Wymagany numer VAT B2B: taki sam jak B2B, ale numer VAT jest weryfikowany w Systemie Wymiany Informacji VAT Unii Europejskiej. Prosimy pamiętać, że EU VIES ma regularne przerwy; Twoi klienci nie będą mogli złożyć zamówienia podczas przestoju VIES.

Otwieranie i przeglądanie faktur

PDF Faktury są generowane w domyślnym formacie PDF Pliki .pdf można otwierać za pomocą aplikacji do odczytu plików PDF, poniżej wymieniliśmy kilka zalecanych czytników PDF typu open source:

Zmiana numerów faktur

Numery faktur są automatycznie przypisywane do każdej faktury na podstawie najwyższego istniejącego numeru faktury. Przypisanie nowego numeru faktury następuje w momencie pobrania lub wysłania faktury e-mailem.

Podczas pobierania faktury mogą Państwo zmienić numer faktury na dole strony. Następny numer faktury rozpocznie się od ostatniego podanego przez Państwa numeru faktury. Dzięki temu mogą Państwo dokładnie wybrać, który numer zostanie nadany każdej fakturze. Możliwe jest pominięcie numerów faktur dla zamówień spoza Państwa sklepu lub utworzenie podwójnych numerów faktur (jeśli jest to pożądane). Ponieważ najwyższy numer faktury jest zawsze używany dla następnej faktury, niemożliwe jest automatyczne wygenerowanie duplikatów numerów faktur.

Jako użytkownik zawsze mają Państwo swobodę wyboru numerów faktur, ale z możliwymi konsekwencjami pomyłki. Zalecamy umożliwienie systemowi automatycznego przypisywania numerów faktur. W ten sposób luki i podwójne numery faktur nigdy się nie pojawią.

W ustawieniach faktury proszę kliknąć na numer faktury, aby uzyskać przegląd numerów faktur i powiązanych z nimi zamówień. Na dole tej strony znajdą Państwo przycisk Zresetuj, aby odłączyć faktury od zamówień i rozpocząć od nowych numerów faktur. Zresetowania numerów faktur nie można cofnąć po kliknięciu przycisku potwierdzenia. Będą Państwo musieli utworzyć nowe faktury.

Wielojęzyczny regulamin

Regulamin sklepu internetowego Regulamin można ustawić w wielu językach w Ustawienia > Więcej opcji > Regulamin.

Jeśli Warunki nie są wyświetlane w menu, proszę najpierw ustawić poziom doświadczenia użytkownika na Zaawansowany, w Ustawienia > Więcej opcji > Poziom doświadczenia użytkownika.

Umowy i warunki można znaleźć:

Na dole Państwa strony internetowej za pomocą linku "Regulamin", z możliwością wydruku
Klient musi zaakceptować regulamin w ostatnim kroku płatności
Na drugiej stronie dołączonej do Państwa faktur

Proszę zachować prosty układ regulaminu. Nie ma powodu, aby używać wielu znaczników tekstowych, z wyjątkiem akapitów. Ponieważ tekst ten jest wyświetlany na stronach HTML i w dokumentach PDF, układ może być inny w obu sytuacjach.

Oświadczenie o ochronie prywatności

Począwszy od 25 maja 2018 r., każda organizacja, która przetwarza lub kontroluje dane osobowe mieszkańców UE, musi wdrożyć rygorystyczne środki organizacyjne i techniczne, aby zachować zgodność z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO).

Mogą Państwo dostosować swój sklep internetowy do RODO w Ustawienia > Więcej opcji > Oświadczenie o ochronie prywatności.

Następna strona: Ustawianie kosztów wysyłki

Starter wiki

Najczęściej zadawane pytania Kontact